Der perfekte Tool-Stack für deine PR-Arbeit

Kapazitätsplanung nach Bauchgefühl. PR-Reporting mit PowerPoint, Excel & Co. Teamkommunikation via E-Mail und Telefon. Kommt dir das bekannt vor? Das ist auch heute noch in den meisten PR-Agenturen Alltag. Daher ist es wohl auch nicht überraschend, dass laut neuesten Studien 87 % der PRler im DACH-Raum erheblichen Digitalisierungsbedarf in der Branche sehen. Hinkt also die PR-Branche bei der Digitalisierung hinterher? Die Antwort von mehr als 600 befragten PR-Manager/innen ist: JA!

Der Appell ist also deutlich. Doch wie kann die eigene PR-Arbeit digitalisiert werden? Welche Tools bringen tatsächlich einen Mehrwert? Was sind die “must haves” in diesem Bereich? Auch diese Fragen wurden in den aktuellsten Studien beantwortet. Dabei fielen die Antworten jedoch anders aus als erwartet. PRler haben derzeit kaum ein Lieblingstool - viel mehr sehen sie in einigen Bereichen deutliches Verbesserungspotenzial bei der Unterstützung durch Software.

Allein 35 % wünschen sich effizientere Reporting-Programme. Aber auch bei Agentur- und Projektmanagement-Software besteht Nachholbedarf.

Heute stellen wir euch verschiedene Tools aus den Bereichen PR-Reporting, Agenturorga und visuelle Gestaltung vor, die die perfekte Basis darstellen, um die ersten Schritte Richtung Digitalisierung deiner PR-Arbeit zu gehen:

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Das HQ: Eine Agentursoftware, die alle Prozesse zusammenbringt

PR-Agenturen leben von ihren kreativen Ideen und dem fachlichen Know-how. Zuverlässig profitabel werden sie jedoch nur, wenn sie Projekte effizient und effektiv organisieren. In Sachen Agenturorganisation kämpfen viele PRler jedoch noch einen aussichtslosen Kampf mit einer Flut an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen.

Die Rettung aus dem Datenchaos: eine gute Agentursoftware wie das HQ. Das HQ bildet deinen kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle ab – vom ersten Kundenkontakt über Angebot und Projektplanung bis hin zu Abrechnung und Controlling.

Warum das nützlich ist?

Stell dir vor, du planst ein neues Projekt. Dieses erstellst du in wenigen Klicks direkt aus dem Angebot. Die einzelnen Positionen landen automatisch als Aufgaben in deinem Projektplan. Nun fügst du nur noch ein Briefing, den geplanten Aufwand und die Deadline hinzu. Wer aus dem Team hat noch Kapa? Ein kurzer Blick in die Ressourcenplanung beantwortet diese Frage sofort und du kannst die To-Dos sinnvoll verteilen. Jedes Teammitglied weiß nun Bescheid wer, wann, was zu tun hat – ohne, dass du auch nur eine einzige Mail schreiben musstest. Das Team erfasst die Projektzeiten direkt in den Aufgaben. Eine Aufgabe dauert länger als gedacht? Kein Problem. Jede Veränderung im Projektzeitplan spiegelt sich automatisch in der Ressourcenplanung wider. So kannst du direkt auf Engpässe reagieren. Nach Projektende landen alle erfasste Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung und auch im Agentur-Controlling. Dort fließen die relevanten Infos aus allen Projekten in übersichtlichen Auswertungen zusammen. Da du den Projektumfang inklusive aller Ressourcen vorab geplant hast, kannst du rückwirkend beurteilen, ob das Projekt erfolgreich war oder ob es deiner Agentur zusätzliche Kosten verursacht hat – und die Diskrepanz direkt in zukünftige Aufträge einplanen.

In a nutshell: Eine gute Agentursoftware bringt Klarheit und Struktur in deine Projektarbeit. Das ermöglicht es dir den Projekterfolg zu messen, die Prozesse optimieren und deine PR-Agentur damit langfristig auf Kurs zu halten.

Mach es wie 700+ erfolgreiche Agenturen und setze auf eine saubere Agenturorga mit dem HQ. Teste das HQ jetzt kostenlos und unverbindlich. Das Beste: Mit dem Code “aclipp10” bekommst du 10 % Rabatt auf deine erste Rechnung - los geht’s!

Mit aclipp auf Knopfdruck zu relevanten PR-Reports

Wer kennt es nicht? Es ist Monatsende, die letzten Medienbeobachtungen werden gesammelt und alle fehlenden KPIs in einer Tabelle notiert. Und jetzt? PR-Reporting. Also alle Clippings inklusive der Metriken in einer Präsentation für deine Kunden aufbereiten. Laut den Angaben von über 600 PR-Manager/innen nimmt allein das Erstellen eines solchen PR-Reports im Schnitt vier Stunden in Anspruch. Dabei wurden das Sammeln der Medienbeobachtungen und das Herausfinden der KPIs noch gar nicht mit berücksichtigt. Bei nur zehn Kunden ist also eine Vollzeitkraft bereits eine Woche lang nur mit PR-Reporting beschäftigt. Das muss doch besser gehen!

Ein Gedanke, der die Gründer von aclipp zur Entwicklung der gleichnamigen PR-Reporting-Software inspiriert hat. In aclipp können Medienbeobachtungen aus allen Kanälen an einem Ort gesammelt und durch Knopfdruck mit relevanten KPIs ergänzt werden. Dafür stehen Daten von über 20.000 Print-Medien aus dem DACH-Raum, die Kennzahlen von nahezu allen Webseiten weltweit und sogar die verschiedenen KPIs aus den meistgenutzten Social Media Kanälen mit nur einem Klick zur Verfügung. Clippings können selbst hinzugefügt oder durch die Anbindung eines Medienbeobachters sogar automatisch in das Software-Tool eingespielt werden.

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Es ist mal wieder Monatsende? Oder dein Kunde wünscht ad hoc einen Report? Für aclipp gar kein Problem: Hier kannst du innerhalb von nur 4 Minuten relevante PR-Reports in ansprechendem Design erstellen. Diese kannst du außerdem individuell an die Bedürfnisse deiner Kunden anpassen. So hast du die Möglichkeit, Berichte für beliebige Zeiträume, für bestimmte Kampagnen oder mit den Highlights deiner Arbeit zu konfigurieren.

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Zusätzlich bietet die Software ein übersichtliches Dashboard, auf dem du stets die Entwicklung deiner PR-Arbeit für all deine Kunden im Blick behältst.

Mit aclipp beendest du also das Clipping-Chaos in deiner PR-Agentur, hast nie wieder Reporting-Stress und kannst die neu gewonnene Zeit in wirklich wertschöpfende Aufgaben investieren. So schaffst du für dich und dein Team wieder mehr Zeit für großartige Kreativarbeit, überzeugende Pitches und wertvolles Netzwerken.

Zahlreiche führende PR-Agenturen sind bereits begeistert und setzen die Software täglich ein. Spare auch du dir jeden Tag Zeit und teste aclipp jetzt 14 Tage kostenlos und unverbindlich!

Inhalte für deine PR einfach visuell gestalten                                

PR kann heutzutage nicht mehr ohne digitale Plattformen, wie beispielsweise Social Media, gedacht werden. Dabei muss man sich jedoch für den Einstieg in viele digitale Kanäle oft neue Fähigkeiten aneignen oder Dienstleistungen, wie das Design oder der Videoschnitt, einkaufen. Um diese Probleme zu vermeiden, stellen wir dir drei praktische Tools vor, die dir genau dabei helfen.

Canva

Egal auf welchem digitalen Kanal du Inhalte veröffentlichst, die visuelle Darstellung spielt eine entscheidende Rolle. Der Weg über Designer oder eine Agentur kann dabei schnell zum Flaschenhals werden. Canva hat genau dafür eine geniale und einfache Lösung. Hier wird dir eine umfangreiche Plattform für Bildbearbeitungen aller Art geboten. Dafür benötigst du keine Software, sondern kannst ganz bequem im Browser arbeiten. Der Einstieg und die meisten Funktionen sind übrigens kostenlos verfügbar.

Canva hat zudem zahlreiche Vorlagen, die du nur für deine Zwecke anpassen musst und anschließend sofort im gewünschten Format exportieren kannst. Seit kurzem bietet Canva auch die Bearbeitung von Videos an. Umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten gibt es hier zwar noch nicht, aber dafür bietet unsere nächste Empfehlung eine perfekte Lösung.

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Flixier

Da wo Canva mit der Videobearbeitung aufhört, fängt Flixier an: Mit dem Videoeditor ist das einfache Bearbeiten von Bewegtbild kein Problem. Denn in der Regel benötigen Videoschnittprogramme starke Rechenleistungen und sind gerade bei der Arbeit am Laptop keine tolle Erfahrung. Flixier hat dieses Problem nicht: Alles passiert komplett im Browser und belastet deinen Rechner kaum stärker als andere Websites. Die Oberfläche ist außerdem schnell verständlich und erleichtert so die Videobearbeitung ungemein.

Bist du mit der Bearbeitung fertig, tritt die geheime Stärke von Flixier zum Vorschein: Der gesamte Rendervorgang, der sonst extrem rechenintensiv ist, passiert bei Flixier. Du kannst also bequem das Browser-Fenster schließen und erfährst via E-Mail, wenn dein Video fertig ist.

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EveryPixel

Die Bildvorlagen in Canva reichen nicht aus? Du bist auf der Suche nach ganz bestimmten Bildern? Dann kommt EveryPixel wie gerufen! Hier musst du nicht zahlreiche Bilddatenbanken durchsuchen bis du das perfekte Foto gefunden hast. Denn EveryPixel durchsucht alle Datenbanken und stellt dir dann die Ergebnisse zur Verfügung. Hier hast du außerdem verschiedene Filtermöglichkeiten, sodass du immer findest, was du suchst. Dabei werden auch einzigartige Filter angeboten, mithilfe derer zu zum Beispiel nach dominierenden Farben in den Bildern suchen kannst, sodass sie zu deiner Umgebung passen.

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Unser Fazit

Als PR-Manager/innen solltet ihr nicht mehr auf digitale Tools verzichten, die eure tägliche Arbeit effizienter und einfacher machen. Gerade beim PR-Reporting spart euch smarte Software wie aclipp wertvolle Zeit, die ihr für kreative oder strategische To-Dos nutzen könnt.  In Sachen Agenturorganisation ist eine Software wie das HQ ein “must have” in eurem Tool-Stack, um langfristig für die zunehmende Digitalisierung in der PR-Welt gerüstet zu sein. Auch die Erstellung professioneller, visueller Inhalte ist durch die Unterstützung von Tools, wie Canva, Flixier oder EveryPixel, kein Hexenwerk mehr und kann von jedem von euch selbst übernommen werden.

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Sarah Amler

Digital Process & Marketing Manager

Sarah war bei aclipp zuständig für das Performance Marketing, Social Media Aktivitäten und das digitale Onboarding in unserer Software.