Wann macht ein PR-Reporting Tool Sinn?

PR-Reporting Tools bieten zweifellos zahlreiche Vorteile und viele hilfreiche Funktionen. Doch wann lohnt sich die Nutzung wirklich? Diese Frage wird immer wieder an uns herangetragen, weshalb wir sie heute mal etwas ausführlicher beleuchten möchten.

Na dann legen wir mal los: Wir möchten mit dir zusammen herausfinden, bis zu welcher Grenze der Aufwand eines manuellen PR-Reporting-Prozesses noch vertretbar ist und wann man auf die Unterstützung einer PR-Software setzen sollte. Ich würde sagen, dafür betrachten wir zunächst den manuellen PR-Reporting-Prozess.

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Wie lange ist manuelles PR-Reporting sinnvoll?

Der PR-Reporting-Prozess beginnt erstmal damit die einzelnen Clippings in den verschiedenen Kanälen zu suchen und im besten Fall auch alle zu finden. Solange du für einen Kunden nur eine überschaubare Anzahl an PR-Erwähnungen hast, weißt du vermutlich sehr gut, wo die Brand erwähnt wird. Dadurch wird natürlich auch die Suche einfacher. Diese Clippings speicherst du dann bestenfalls digital in einer gut sortierten Ordner-Struktur ab.

Anschließend solltest du dich auf die Suche nach den passenden KPIs machen. Denn du möchtest die Clippings am Ende ja nicht nur präsentieren, sondern auch angeben können, wie gut sie performt haben. Dafür ist es natürlich zuvor nötig, die richtigen KPIs zu definieren. Diese Metriken kannst du dann zum Beispiel in einer Tabelle notieren. So hast du sie für das spätere PR-Reporting direkt parat. Du solltest  darauf achten, die KPIs kurz vor der Erstellung des PR-Reportings nochmal zu aktualisieren. Denn gerade in den verschiedenen Online-Kanälen ändern sich solche Zahlen stetig.

Am Ende des Prozesses steht die Zusammenstellung des PR-Reports. Das machen die meisten in einer Präsentation, beispielsweise mit PowerPoint/Keynote, Word/Google Docs. Auch hier fließt noch einmal extrem viel Arbeitszeit und Aufwand hinein - im Schnitt je PR-Report 4 Stunden. Denn jetzt müssen die gespeicherten Clippings mit den KPIs zusammengebracht und graphisch in der Präsentation aufbereitet werden. Wer einen besonders aussagekräftigen PR-Report erstellen möchte, nutzt außerdem Diagramme zur detaillierteren Auswertung der KPIs.

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Ihr seht also im manuellen Prozess sind zahlreiche aufwendige und zeitintensive Schritte aneinander gereiht. Außerdem besteht ein extrem hohes Fehlerrisiko, sowie die Gefahr, dass absolutes Chaos entsteht. Das liegt vor allem daran, dass Clippings und KPIs nicht zusammen gespeichert werden können. Zusätzlich müssen die KPIs regelmäßig aktualisiert werden. Dadurch gehen Informationen schnell verloren, werden vergessen oder falsch zugeordnet.

Dieses Vorgehen ist definitiv nur mit einer kleinen Anzahl an Clippings und regelmäßigen Reporting-Abständen händelbar. Denn wenn auch ad hoc oder sehr häufig PR-Reports erstellt werden müssen, steigt selbst mit einer geringen Clipping-Anzahl der Aufwand immens.

Auch im Falle von Arbeitsausfällen müssen Kolleg/innen das genutzte System zunächst verstehen, um dann die Vertretung übernehmen zu können.

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Wann solltest du zu einer PR-Reporting Software greifen?

Wir haben also bereits festgestellt, dass ein manueller PR-Reporting Prozess nur mit einer kleinen Clipping-Anzahl funktioniert, da es sonst zu aufwending, fehleranfällig und chaosgefährdet wird. Doch wie genau funktioniert ein automatisierter, digitaler Prozess und wie stellt er sicher, dass die Schwächen des manuellen Prozesses beseitigt werden.

Ich würde sagen, dafür schauen wir uns auch diesen Prozess genauer an:

Der erste Unterschied besteht im Finden der Clippings. Dafür könnt ihr nämlich die Dienste eines Medienbeobachters in Anspruch nehmen. So entgehen euch keine wichtigen Erwähnungen und ihr müsst euch außerdem nicht selbst auf die Suche machen. Einmal eine Erwähnung gefunden, wird sie direkt in dein PR-Reporting Tool eingespielt.

Dort wird das Clipping automatisch mit relevanten KPIs ergänzt. Zusätzlich kannst du weitere individuelle Metriken hinzufügen und eine Medienbeobachtung beispielsweise auch verschlagworten. Selbstverständlich hast du aber auch die Möglichkeit, selbst gefundene Clippings ergänzen. Dadurch werden alle deine Erwähnungen aus sämtlichen Kanälen an einem Ort gespeichert. Hier sind sie direkt mit den passenden KPIs verknüpft, die übrigens auch auf Knopfdruck aktualisiert werden können. Das hilft dem Chaos vorzubeugen. Du findest also gewünschte Clippings sofort und kannst dich immer auf die Richtigkeit der Daten verlassen.

Kommen wir endlich zum eigentlichen PR-Reporting. Das ist definitiv der coolste Part in einem solchen Tool. Denn jetzt musst du nur ein paar Details angeben, um deinen PR-Report zuindividualisieren und schon wird er für dich erstellt. Das Tool nimmt dir also die gesamte Arbeit ab und herauskommt der fertige PR-Report. Zusätzlich steht dir meist ein individualisierbares Dashboard mit zahlreichen grafischen Auswertungen zur Verfügung. Diese kannst du ebenfalls in deinen PR-Report einfließen lassen, um ihm noch mehr Relevanz und Aussagekraft zu verleihen.

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Der PR-Reporting Aufwand sinkt dadurch also auf ein Minimum, wodurch du wieder mehr Zeit für wirklich wertschöpfende Arbeit hast. Die Ersparnis potenziert sich also: denn die eingesparte Zeit kannst du jetzt in die Optimierung deiner PR oder in die Konzeption neuer Kampagnen stecken, sodass du noch erfolgreicher und wettbewerbsfähiger wirst. Des Weiteren bist du jederzeit aussagefähig, da du den Report in wenigen Sekunden generieren und an Kund/innen, Kolleg/innen oder Vorgesetzte schicken kannst.

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Wie lautet also jetzt die Geheimformel zum Einsatz von PR-Reporting Software?

Like always: "Es kommt darauf an" 😄

Grundsätzlich gilt natürlich je mehr Clippings, je aufwendiger das PR-Reporting und je häufiger PR-Reports erstellt werden sollen, desto schneller lohnt sich eine PR-Reporting Software. Aus Erfahrung können wir sagen, dass das in der Regel ab etwa 10 PR-Erwähnungen je Brand im Monat der Fall ist.

Gerade bei Software-Produkten, wie aclipp, ist hier der große Vorteil, dass sich das Tool an die Bedürfnisse und den Umfang der Anforderungen anpasst. Denn die gesamte Software ist modular aufgebaut, sodass du genau die Parts nutzen kannst, die für dich relevant sind. Egal ob du einen Freelancer, eine kleine oder große Agenturen oder eine Inhouse-PR-Abteilung in einem Unternehmen repräsentierst, wir passen die Lösung immer genau auf deine Bedürfnisse an. Das eine SetUp, das für alle passt gibt es nämlich nie.

Deine PR-Reporting Lösung sollte daher genauso individuell sein, wie deine PR-Arbeit. 🚀

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Wenn du einfach mal unverbindlich testen möchtest, ob eine PR-Reporting Software für dich Sinn macht, dann hast du jederzeit die Möglichkeit aclipp zwei Wochen kostenfrei zu nutzen. Es ist keine Kreditkarte nötig & du musst am Ende nicht kündigen 😉

Sarah Amler

Digital Process & Marketing Manager

Sarah war bei aclipp zuständig für das Performance Marketing, Social Media Aktivitäten und das digitale Onboarding in unserer Software.