# Pressemappe: Definition, Inhalt und Checkliste Was in eine Pressemappe gehört, von Pressemitteilung und Factsheet bis zu Pressefotos mit Bildrechten, mit Checkliste für Messe, Produktlaunch und Newsroom. **Eine Pressemappe ist eine Sammlung von Informationen und Material, die eine Organisation Journalisten zu einem Anlass oder dauerhaft bereitstellt. Typisch sind die aktuelle Pressemitteilung, Unternehmensfakten, Bilder mit Nutzungsrechten und Ansprechpartner.** Wer über ein Unternehmen schreibt, braucht in kurzer Zeit belastbare Fakten, ein druckfähiges Foto und eine Person, die Rückfragen beantwortet. Die Pressemappe bündelt genau das. Früher war sie ein Papierordner, der auf Pressekonferenzen auslag. Heute ist sie meist ein Downloadbereich auf der Website oder ein Link in der E-Mail an die Redaktion. ## Was in eine Pressemappe gehört Die Inhalte unterscheiden sich je nach Anlass, der Kern bleibt gleich: - **Aktuelle [Pressemitteilung](/de/glossar/pressemitteilung).** Sie trägt die Nachricht, um die es gerade geht. - **Factsheet.** Eine Seite mit Eckdaten: Gründungsjahr, Sitz, Standorte, Mitarbeiterzahl, Umsatz, soweit veröffentlicht, und Produkte. Die [IHK Darmstadt](https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/beraten-und-informieren/festigung-wachstum/public-relations/pressearbeit-2538120) nennt Gründungsdatum, Umsatz und Mitarbeiterzahl als wichtigste Eckdaten eines Firmenporträts. - **Boilerplate.** Der kurze Standardabsatz über das Unternehmen, wörtlich wie in jeder Pressemitteilung. - **Kurzbiografien.** Geschäftsführung und Sprecherinnen oder Sprecher, jeweils mit Funktion, Werdegang in wenigen Sätzen und Porträtfoto. - **Bilder und Logos.** Fotos in Druckauflösung und in Webgröße, Logos als Vektordatei. Die IHK empfiehlt druckfähige Porträtfotos mit 300 dpi, zum Download im Internet. Der dpi-Wert allein reicht nicht: Für den Druck braucht ein Bild genug Pixel für die geplante Größe, für eine ganze A4-Seite mit 300 dpi etwa 2.480 x 3.508 Pixel. Gib zu jedem Bild eine Bildunterschrift und einen Alternativtext mit. - **Kontakt.** Name, Telefonnummer und E-Mail einer Person, die tatsächlich erreichbar ist. Je nach Thema kommen Hintergrundpapiere, Grafiken, Datenblätter, Videomaterial oder frühere Mitteilungen dazu. Ein [Beitrag der PRSA](https://www.prsa.org/article/making-the-most-of-your-organization-s-online-newsroom) zählt für Online-Newsrooms ähnliche Bausteine auf: Fact Sheets, Infografiken, Biografien, Fotos und Videomaterial. ## Anlässe - **Pressekonferenz.** Die Mappe liegt vor Ort bereit und wird gleichzeitig online gestellt, damit auch Redaktionen ohne Teilnehmer alles haben. - **Messe.** Viele Unternehmen stellen auf Messen ihre Neuheiten vor. Die Mappe enthält dann Standnummer, Termine für Pressegespräche und eine Kontaktnummer für die Messetage. - **Produktlaunch.** Hier stehen Produktfotos, Datenblatt, Preis und Verfügbarkeit im Vordergrund. Wird die Mappe vor der Ankündigung verschickt, gehört eine klar markierte [Sperrfrist](/de/glossar/sperrfrist) dazu. - **Online-Newsroom.** Eine dauerhafte Basis-Pressemappe mit Factsheet, Boilerplate, Biografien, Logos und Bildern, die Journalisten jederzeit abrufen können, auch ohne Anlass. ## Gedruckt oder digital Gedruckte Mappen gibt es auf Veranstaltungen noch, die Bilder liegen dann meist als Link oder QR-Code bei. Im Alltag ist die digitale Mappe Standard. Schicke einen Link statt großer Anhänge: Die IHK rät, Dateianhänge klein zu halten oder als Download bereitzustellen, und die PRSA weist darauf hin, dass große Anhänge in Spamfiltern hängen bleiben können. Lege Texte zusätzlich als bearbeitbaren Text ab, nicht nur als PDF, damit Redaktionen Fakten kopieren können. ## Beispiel-Checkliste für eine Messe Das folgende Beispiel ist erfunden. Die Firma gibt es nicht. Die Musterrad GmbH stellt auf einer Fahrradmesse ein Lastenrad mit Wechselakku vor. Ihre digitale Pressemappe enthält: 1. Pressemitteilung zur Messeneuheit, als Text auf der Seite und als PDF 2. Factsheet Musterrad GmbH mit dem Vermerk "Stand: Oktober 2026" 3. Boilerplate 4. Kurzbiografie von Erika Muster, Geschäftsführerin, mit Porträtfoto 5. Sechs Produktfotos und zwei Fotos im Einsatz, jeweils in Druck- und Webauflösung, mit Bildunterschrift, Alternativtext und Fotografenangabe 6. Logo als SVG und PNG 7. Technisches Datenblatt des Lastenrads 8. Standnummer und buchbare Termine für Pressegespräche 9. Pressekontakt mit Mobilnummer für die Messetage 10. Barrierearme Downloads: aussagekräftige Linktexte, Dateityp und Dateigröße an jedem Link, Texte auch als HTML statt nur als PDF ## Bildrechte und Bildunterschriften Bevor ein Foto in die Mappe kommt, kläre, ob du es Redaktionen zur Veröffentlichung überlassen darfst. Der Vertrag mit der Fotografin oder dem Fotografen muss diese Nutzung abdecken. Schreibe die Bedingungen dazu, etwa "zur redaktionellen Berichterstattung über die Musterrad GmbH". Nenne die Urheberin oder den Urheber bei jedem Bild. Nach [§ 13 Urheberrechtsgesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/urhg/__13.html) kann der Urheber bestimmen, ob und mit welcher Bezeichnung sein Werk versehen wird. Liefere den gewünschten Credit deshalb fertig mit, zum Beispiel "Foto: Max Beispiel / Musterrad GmbH", in der Bildunterschrift und im Dateinamen oder in den Metadaten. Zeigt ein Foto Menschen, brauchst du in der Regel deren Einwilligung. [§ 22 Kunsturhebergesetz](https://www.gesetze-im-internet.de/kunsturhg/__22.html) erlaubt die Verbreitung von Bildnissen grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person, § 23 regelt Ausnahmen. Hole sie bei Mitarbeitenden schriftlich ein. Eine gute Bildunterschrift sagt, wer oder was zu sehen ist, wo und wann das Foto entstand, und nennt den Credit. ## Aktuell halten Eine veraltete Pressemappe richtet mehr Schaden an als eine fehlende, denn Redaktionen übernehmen die Zahlen. Schreibe ein Stand-Datum auf das Factsheet. Prüfe die Mappe nach jeder Personalie, nach neuen Geschäftszahlen und nach einem Logo-Wechsel. Ersetze Biografien ausgeschiedener Personen sofort und entferne Fotos, deren Nutzungsrechte abgelaufen sind. Ältere Pressemitteilungen wandern ins Archiv, statt die Startseite zu füllen. ## Wie aclipp dabei hilft Die Pressemappe liegt meist in deinem eigenen Newsroom. Die [Medienbeobachtung](/de/medienbeobachtung) von aclipp mit weltweitem Online-Monitoring mit mehr als 150 Millionen Quellen zeigt dir danach, welche Medien die Meldung aufgegriffen haben, und das [Reporting](/de/reporting) fasst die Ergebnisse zusammen.