PR-Software für Agenturen: 12 Tools nach Aufgabengebiet

In diesem Artikel

Kein Kundenauftrag ist wie der andere. Ihr richtet euch flexibel auf eure Kunden aus und bearbeitet für sie ganz unterschiedliche Aufgabenpakete, zum Beispiel:

• Medienbeobachtung und Pressespiegel
• Medienansprache und Pitching
• Pressemitteilungen und Newsroom
• den monatlichen Report über die Berichterstattung
• Wettbewerbsvergleiche
• die Sichtbarkeit der Marke in ChatGPT und anderen KI-Assistenten

Deshalb müsst ihr euer eigenes PR-Tool finden, manchmal auch mehrere. Welches passt, hängt von den Leistungen ab, die ihr anbietet. Das richtige Tool bildet diese Leistungen für alle Kunden ab. Den Ablauf müsst ihr dann nicht für jeden Auftrag neu bauen.

Bei der Auswahl helfen euch diese Kriterien:

1. Deckt die Leistungen ab, die ihr verkauft
2. Spart Arbeit im Alltag
3. Trennt Kunden sauber
4. Planbare Kosten bei wachsender Kundenzahl
5. Datenstandort und DSGVO
6. Neue Kundenprojekte schnell aufsetzen
7. Auch für Neukunden-Pitches nutzbar

Die 12 Tools im Überblick

Sitz und Hosting laut Impressum, Datenschutzerklärung oder Liste der Unterauftragsverarbeiter des jeweiligen Anbieters, geprüft am 10. November 2026. Auch bei Hosting in der EU laufen KI-Funktionen bei manchen Anbietern über Dienste in den USA.

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Punkte für alle zwölf Tools. Preise und Quellen geprüft am 9. November 2026.

Sechs der zwölf nennen einen Preis ohne Vertriebsgespräch, die anderen machen ein individuelles Angebot. Wollt ihr Toolkosten an Kunden weitergeben? Dann startet mit den sechs Tools mit veröffentlichtem Preis.

Mit dem Kundenreport rückt ihr eure Pressearbeit ins richtige Licht

Der Kundenreport zeigt, was eure Arbeit gebracht hat. Reporting-Tools unterscheiden sich vor allem darin, woher die Berichterstattung kommt. Davon hängt ab, wie viel Arbeit jeder Report macht.

CoverageBook ist ein reines Reporting-Tool und startet bei 99 $ pro Monat für 100 Clips, ohne Jahresvertrag. Jede URL, jedes Bild und jede Mediendatei zählt als ein Clip. Wer mehr braucht, kann jederzeit upgraden und zahlt nur die Differenz. Ein geteilter Ordner-Link zeigt alle Reports eines Ordners ohne Login. Legt deshalb einen Ordner je Kunde an.

Releasd startet bei 299 £ pro Monat für 500 Online- und Social-URLs, Print und Broadcast zählen nicht zum Limit. Reports und Marken sind unbegrenzt. Eine Marke ist bei Releasd aber nur das Erscheinungsbild eines Reports, keine Trennung der Kundendaten. Fragt also nach, wie die Daten getrennt werden.

Habt ihr schon ein Monitoring oder wollt ihr nur Reports bauen, können CoverageBook oder Releasd die günstigere Wahl sein.

aclipp, unser eigenes Produkt, verbindet Monitoring und Reporting. Jeder Kunde ist ein eigenes Projekt. Die Berichterstattung kommt aus dem weltweiten Online-Monitoring mit mehr als 150 Millionen Quellen in allen Sprachen. Print gibt es für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Weitere Länder gibt es auf Anfrage. Berichterstattung von anderen Monitoring-Anbietern könnt ihr importieren. Daraus entstehen Dashboards und White-Label-Reports als PDF oder Live-Link. Neue Kundenprojekte und Analysen für Neukunden-Pitches sind schnell eingerichtet, weil die KI Suchen und Länder vorschlägt. PR Analytics startet bei 99 € pro Monat, mit unbegrenzt vielen internen Nutzern derselben E-Mail-Domain. Für mehrere Kunden gibt es Tarife mit 5 und 15 Projekten, ab 16 Kunden den Enterprise-Tarif. Mehr dazu auf der Agenturseite.

Versendet ihr für Kunden Pressemitteilungen, braucht ihr ein Tool für Journalist:innen und Aussendungen

Wer für Kunden Pressemitteilungen verschickt und Journalist:innen anspricht, braucht dafür ein eigenes Tool. Zwei Fragen entscheiden: Kennt das Tool die Journalist:innen in den Märkten eurer Kunden? Und wie wirkt eine Aussendung bei den Journalist:innen, die sie bekommen?

Prezly verbindet Newsroom und Kontaktverwaltung. Die Agenturpakete starten bei 300 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung, mit zehn Newsrooms und bis zu 10.000 Kontakten.

Muck Rack passt, wenn euer Wert in Journalistenbeziehungen liegt. Die Journalistendatenbank und das Pitching stehen im Mittelpunkt. Preise gibt es nur auf Anfrage. Ob es Kunden-Workspaces, Gastzugänge oder den Import externer Berichterstattung gibt, solltet ihr im Angebot klären.

Prowly, heute Semrush AI PR Toolkit, veröffentlicht Preise und Kontingente. Es startet bei 149 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, Monitoring gibt es ab dem Pro-Paket.

myconvento ist eine DACH-Option für Verteiler und Kontaktmanagement über mehrere Kunden. Preise gibt es nur auf Anfrage.

blinq passt zu kleinen DACH-Teams, die Pitching mit KI-Sichtbarkeit verbinden wollen. Es startet bei 59 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

aclipp testet den Presseversand gerade mit den ersten Kunden. Ab Dezember 2026 steht er allen Kunden zur Verfügung. aclipp hilft dann, Pressemitteilungen zu schreiben und passende Medien und Journalist:innen zu finden. Danach verschickt ihr individuelle Pitches, mit allen Informationen an einem Ort.

Mit KI-Sichtbarkeit seht ihr, wie ChatGPT und Co. über eure Kunden sprechen

KI-Sichtbarkeit ist gerade ein Wachstumsthema und rundet euer Portfolio ab. Es ist komplex und berührt viele Bereiche im Unternehmen, etwa Marketing, SEO und Produkt. Im Kern ist es aber eine Kommunikationsaufgabe und passt deshalb gut zu einer PR-Agentur.

Ihr seht damit nicht nur, ob die Berichterstattung über eure Kunden in den Antworten von ChatGPT, Gemini oder Perplexity ankommt. Ihr seht auch, wie dort über sie gesprochen wird: welche Eigenschaften die Antworten ihnen zuschreiben und welches Bild entsteht. Dieses Bild könnt ihr mit eurer Pressearbeit beeinflussen. Und ihr seht, wie sich eure Arbeit auf Sichtbarkeit und Image in den Antworten auswirkt.

Vier Tools in diesem Vergleich messen KI-Sichtbarkeit:

• Releasd Influence (ab 469 £ pro Monat) geht von der Berichterstattung im Report aus und zeigt, wie sie KI-Antworten beeinflusst.
• Muck Rack AI Visibility (Add-on, Preis auf Anfrage) zeigt, welche Journalist:innen und Medien die Antworten prägen.
• blinq (ab 59 € pro Monat) enthält in jedem Paket Fragen an KI-Assistenten.
• aclipp KI-Sichtbarkeit (ab 49 € pro Monat) vergleicht euren Kunden mit seinen Mitbewerbern und zeigt die zitierten Quellen, im selben Workspace wie die Berichterstattung.

Welche Berichterstattung KI-Assistenten tatsächlich zitieren, zeigt unsere Auswertung zu Earned Media und KI-Sichtbarkeit.

Für internationale Großkunden gibt es die großen Suiten, zu Preisen auf Anfrage

Die großen Suiten passen, wenn ihr internationale Großkunden betreut und Monitoring über viele Märkte oder als betreuten Service braucht. Dafür gibt es Preise nur auf Anfrage und lange Vertragslaufzeiten.

• Meltwater hat ein eigenes Agency-Paket mit White-Label-Reports und automatischer Auslieferung an Kunden.
• CisionOne trennt Kunden über Team Workspaces und bringt euer Branding in PDF- und HTML-Reports.
• Onclusive gibt es als betreuten Service oder als Self-Service-Plattform.
• Agility PR Solutions ordnet Suchen und Inhalte nach Kunde, Kampagne oder Projekt.

Was über die Kosten bekannt ist, ordnen unsere Leitfäden zu den Meltwater-Preisen und den Cision-Preisen ein.

Pressespiegel mit Volltexten brauchen Lizenzen, und die zahlt am besten euer Kunde

Artikel auszuwerten ist das eine. Schickt ihr euren Kunden einen Pressespiegel mit Volltexten, braucht ihr dafür die passenden Lizenzen. Beratet eure Kunden deshalb auch dazu. Wie das in Deutschland, Österreich und der Schweiz geregelt ist, erklärt unser Artikel zum mehrsprachigen Medienmonitoring.

In Deutschland schließt der Kunde den Vertrag für Pressespiegel-Lizenzen mit der PMG ohnehin selbst ab. Bei anderen Anbietern ist das Bild gemischt. Wo es geht, sollte der Kunde die Lizenzkosten selbst tragen.

Landau Media, Argus Data Insights, OBSERVER, pressrelations und PMG Presse-Monitor verkaufen Medienbeobachtung, lizenzierte Pressespiegel und Analysen. PMG Presse-Monitor veröffentlicht Tarife je Empfängerkreis, Pressespiegel starten bei 50 € pro Monat. Landau Media liefert Reports im Corporate Design eurer Kunden und hat kompakte Pakete für Agenturen. Prüft, ob euer Reporting-Tool Berichterstattung von diesen Anbietern übernehmen kann, per Import oder Schnittstelle.

Diese Fragen klärt ihr schriftlich, bevor ihr Preise vergleicht

Bei vielen Tools stehen die Kosten, die für eine Agentur wirklich zählen, nicht auf der Preisseite. Fragt sie schriftlich ab, bevor ihr Summen vergleicht:

• Was kostet ein zusätzlicher Kunde: Projekt, Nutzer, Zugang für den Kunden?
• Was passiert, wenn eine Kampagne mehr Berichterstattung bringt?
• Wie lange läuft der Vertrag, und was passiert, wenn ein Kundenauftrag endet?
• Wie werden die Daten der Kunden getrennt?
• Wo werden die Daten gehostet, und wer verarbeitet sie mit?
• Kann das Tool Berichterstattung aus anderen Quellen übernehmen?

Bei Muck Rack, Meltwater, myconvento und Agility haben wir die Antworten auf öffentlichen Seiten nicht gefunden. Dort bekommt ihr sie nur im Angebot.

Eure Leistungen bestimmen die Auswahl

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